A redução de custos deve ser constante nas empresas, por isso, a economia é uma das atitudes mais corretas a serem tomadas quando se trata de poupar.
Em qualquer empresa, quanto maior o número de colaboradores, maior também será o consumo de papel e, em razão disso, uma das principais campanhas de redução de custos deve ser feita com a impressão de documentos.
Havendo campanhas de conscientização, a empresa terá condições de reduzir o consumo de papel, diminuindo o número de impressões mantendo, ao mesmo tempo, a mesma eficiência, como podemos ver a seguir:
1. Conscientização dos colaboradores para economia de papel
De uma forma geral, qualquer empresa consome muito papel pela simples razão de que os colaboradores não se importam com a quantidade de documentos impressos. Muitas vezes, as pessoas imprimem documentos pessoais sem se importar com o consumo.
Assim, é essencial implantar um projeto com metas e resultados, permitindo a todos acompanhar o consumo de papel. Lembramos, no entanto, que simplesmente colocar um aviso para economizar na impressão não vai conscientizar as pessoas.
É necessário estabelecer metas para redução de consumo de papel, recompensando os setores que conseguirem atingir os resultados. Da mesma forma, é possível implementar competições entre os setores para estimular os funcionários a consumir menos papel.
2. Configuração das impressoras
A melhor configuração das impressoras também ajuda a economizar papel. As impressoras podem ser configuradas para imprimir frente e verso e para imprimir apenas na cor preta, já que se trata de documentos. Você pode encontrar os melhores acessórios para as impressoras na Valejet.com!
Também é possível aplicar a autenticação manual nas impressoras antes de fazer qualquer impressão, evitando que documentos sejam deixados na impressora e impedindo que documentos sigilosos sejam vistos por pessoas erradas.
Além disso, já existem aplicativos de contagem de impressão, que contabilizam as impressões e geram relatório com as informações sobre o funcionário que as solicitou, indicando dia e horário.
3. Evitar impressões desnecessárias
Os funcionários devem ser orientados para não imprimir documentos que sejam descartados em seguida. Muitas pessoas costumam imprimir relatórios para reuniões, por exemplo, uma prática que desperdiça maior quantidade de papel.
A melhor forma de utilizar relatórios para reuniões é através dos próprios meios digitais, utilizando serviços em nuvem para armazenar e compartilhar os documentos, que podem ser lidos por qualquer pessoa e em qualquer lugar.
4. Utilizar papéis que serão descartados
Antes de descartar os papéis que foram impressos, pode-se pensar em novas utilizações para os mesmos.
Assim, por exemplo, os papeis que serão descartados podem ser transformados em blocos de anotações.
Devemos ainda lembrar que o descarte de papel gera maior quantidade de lixo, que irá aumentar a poluição do meio ambiente. Assim, em vez de jogar o papel no lixo, ele pode ser reciclado.
A reciclagem, além de economizar papel, também apresenta a empresa como colaboradora do meio ambiente, criando melhor imagem para sua marca.
5. Estabelecer metas para não imprimir errado
Um dos problemas da impressão nas empresas é imprimir documentos com falhas ou erros. Os colaboradores devem ser orientados para verificar qualquer documento antes da impressão, analisando as possíveis falhas ou erros, evitando que haja o retrabalho e o consumo excessivo de papéis.
6. Enviar informações pelos meios digitais
Imprimir memorandos e informações é algo que deve ficar no passado. A troca de informações dentro de uma empresa pode ser feita exclusivamente pelos meios digitais.
Assim, por exemplo, para comunicação com os funcionários, é melhor adotar o e-mail da empresa e, quando se trata de uma notificação geral, a comunicação pode ser feita no próprio sistema de gestão ou através da intranet.
Os aplicativos de mensagem instantânea também podem ser utilizados, como o Skype ou o Google Hangouts.
7. Aplicar assinaturas digitais
Normalmente os documentos corporativos exigem assinatura, como, por exemplo, em requisições de compras. Não se trata de uma burocracia, mas sim de uma exigência para comprovar a responsabilidade pela compra.
Uma boa solução é a implantação de assinaturas eletrônicas. Utilizando o Adobe Reader é possível fazer upload de um modelo da assinatura, aplicando-a em PDF ao documento, sendo necessário apenas salvar o arquivo e enviar como anexo de e-mail.
O procedimento é bastante simples e seguro, não exigindo qualquer habilidade ou conhecimento específico e, ao mesmo tempo, mantendo a assinatura vinculada à conta de cada colaborador para que não seja usada indevidamente.
8. Armazenamento em nuvem
Muitos documentos são impressos em razão de segurança, o que pode gerar consumo excessivo de papel.
O serviço de armazenagem em nuvem possibilita resolver tanto o problema de segurança quanto de impressão. Armazenar em nuvem também vai economizar a memória do computador, deixando os documentos a salvo e possibilitando que sejam recuperados por qualquer equipamento.
O armazenamento em nuvem pode ser contratado através da Google, da Microsoft, da Dropbox ou da Amazon.
9. Emissão de notas fiscais eletrônicas
A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica, foi desenvolvida pela Receita Federal para substituir a versão impressa. Hoje, a maior parte das empresas está habilitada para usar essa modalidade de documento fiscal.
Além de consumir menos papel, a Nota Fiscal Eletrônica também agiliza o processo de remessa, eliminando riscos de perda do documento e facilitando a organização dos clientes.
Economizar papel é uma necessidade para qualquer empresa. Implementando as recomendações que passamos, sua empresa terá condições de reduzir o consumo de papel, racionalizando seu uso e trazendo economia todo o tempo.
